agwebrunner.com

Isinasaalang-alang na ang mga pagtatanghal ng Microsoft PowerPoint sa pangkalahatan ay sinamahan ng toneladang mga imahe, gif, naka-embed na mga video, tsart, grapiko, at iba pang nilalaman, hindi nakakagulat na nakakakuha ka ng ilang malalaking mga file. Narito ang ilang mga hakbang na maaari mong gawin upang mabawasan ang laki ng file ng isang pagtatanghal.

Ang mga malalaking file ay maaaring nakakainis. Kinukuha nila ang napakaraming mahalagang puwang ng disk, pinabagal ang pagganap ng pag-playback, at maaaring maging sanhi ng pagbabalik ng mga email dahil sa lumampas sa limitasyon sa laki ng file. Maaari mong maiwasan ang lahat ng mga bagay na ito sa pamamagitan ng pagbawas sa laki ng file ng iyong pagtatanghal.

Nabanggit na namin ito dati, ngunit ang unang bagay na nais mong isipin kapag isinasaalang-alang ang pagbawas sa laki ng file ay mga imahe — at sa isang mabuting dahilan. Ang mga file ng imahe ay maaaring maging malaki. May mga hakbang na maaari mong gawin upang mabawasan ang laki, tulad ng pag-compress ng mga imahe sa pagtatanghal. Kung pinaghihinalaan mo ang dahilan kung bakit napakalaki ng iyong file ng PowerPoint ay sanhi ng mga imahe, siguraduhing basahin ang artikulong isinulat namin sa kung paano mabawasan ang laki ng mga dokumento ng Opisina na naglalaman ng mga imahe.

KAUGNAYAN:Paano Bawasan ang Laki ng isang Microsoft Word Document

Mayroon kaming ilang karagdagang mga tip upang maidagdag kung sinunod mo ang mga hakbang na ito ngunit kailangan pa ring bawasan ang laki ng file ng iyong pagtatanghal.

I-convert ang Iyong Paglalahad sa Format ng PPTX

Inilabas ng Microsoft ang format na PPTX sa Office 2007. Gayunpaman, hindi bihirang makita ang mga file ng PPT na lumulutang. Kaya ano ang pagkakaiba sa pagitan ng isang PPT at PPTX file? Sinisiksik ng bersyon ng PPTX ang lahat ng nilalaman sa loob ng pagtatanghal. Kung mayroon kang isang PPT file at i-convert ito sa isang PPTX file, mapapansin mo ang pagbawas sa laki ng file.

Ang pag-convert ng file ay kasing simple ng pagpindot sa isang pindutan at pagpili ng uri ng file. Sige at buksan ang iyong PPT file, magtungo sa tab na "File", at pagkatapos ay i-click ang "I-convert."

Lilitaw ang Windows File Explorer. Mapapansin mo ang uri ng I-save Bilang na itinakda bilang "PowerPoint Presentation." Ito ang uri ng file ng PPTX. I-click ang "I-save."

Ang iyong PPT file ay iko-convert sa isang PPTX file. Tulad ng nakikita mo, ang laki ng file ay nabawasan.

Ang HTG Presentation 2 ay ang aming PPT file, at ang HTG Presentation 3 ay ang aming PPTX file. Ang pag-convert lamang ng uri ng file ang nagbawas sa laki ng 335 KB.

Bagaman hindi ito isang nakamamanghang pagbagsak sa laki ng file, pinamamahalaang mabawasan ang laki ng file ng dokumento ng Word mula 6,001 KB hanggang 721 KB. Ang lahat ay nakasalalay sa kung ano ang nasa loob ng file. Sa anumang swerte, ito lamang ang hakbang na kailangan mong gawin. Kung hindi, magpatuloy sa pagbabasa.

Ipasok ang Iyong Mga Larawan — Huwag Kopyahin at I-paste

Nakakaakit na kopyahin at i-paste ang isang imahe sa PowerPoint sa halip na gamitin ang insert function. Hindi ito magiging isang isyu kung hindi ka nag-aalala tungkol sa laki ng file, ngunit kung ikaw ay, pagkatapos ay mag-ingat sa kopya at i-paste — maaari nitong baguhin ang iyong imahe sa BMP o PNG. Bakit ito isyu? Ang parehong mga format ng file na iyon ay mas malaki kaysa sa JPG.

Maaari mong makita sa screenshot sa itaas na ang PNG file ay 153KB kumpara sa 120KB JPG file ng parehong imahe. Sa bawat oras na kopyahin at i-paste mo ang isang JPG file sa PowerPoint, at mai-convert ito sa PNG, nagdaragdag ka ng kaunting laki ng hindi kinakailangang file sa pagtatanghal. Ang paggamit ng insert function ay makatiyak na ang iyong mga imahe ay naipasok tulad ng nilalayon.

Gumawa ba ng Mga Pag-edit ng Larawan sa isang Image Editor —Hindi sa PowerPoint

Kapag nagsingit ka ng isang imahe sa PowerPoint, pinakamahusay na tiyakin na hindi ito nangangailangan ng anumang mga pag-edit. Kung ito ay nangangailangan ng mga pag-edit, mas mahusay kang gawin ito sa isang editor ng imahe. Bakit? Kapag gumamit ka ng PowerPoint upang mai-edit ang iyong imahe, iniimbak nito ang lahat ng mga pag-edit na iyon bilang bahagi ng pagtatanghal. Halimbawa, kapag binago mo ang isang imahe sa itim at puti, pinapanatili din ng PowerPoint ang buong kulay na imahe. Iyon ay maraming dagdag na kagat na iniimbak.

Kung wala kang isang editor ng imahe (mayroon ka) o kailangan mo lang gamitin ang PowerPoint, tiyaking sasabihin sa PowerPoint na itapon ang lahat ng labis na data na na-save mula sa mga pag-edit. Hindi ka nito mai-save ng mas maraming puwang tulad ng pagtatrabaho sa isang nakatuong editor, ngunit makakatulong ito.

I-compress ang Lahat ng mga Imahe sa Iyong Pagtatanghal

Maaari mong mai-compress ang mga imahe sa PowerPoint nang paisa-isa o lahat nang sabay-sabay. Kung nais mong gawin ang huli, narito kung paano.

Buksan ang iyong pagtatanghal, magtungo sa tab na "File", at pagkatapos ay piliin ang "I-save Bilang" sa kaliwang pane.

Susunod, piliin ang "Higit pang Mga Pagpipilian," na makikita mo sa ilalim ng lugar kung saan mo pangalanan ang iyong file at piliin ang uri ng file.

Lilitaw ang window na "I-save Bilang" —sa oras na ito na may ilang mga karagdagang pagpipilian na magagamit sa iyo. Sa tabi ng pindutang "I-save", i-click ang "Mga Tool."

Sa lalabas na drop-down na menu, piliin ang "I-compress ang Mga Larawan."

Ang window na "I-compress ang Mga Larawan" ay lilitaw. Dito, maaari mong piliin ang uri ng resolusyon ng mga imahe (batay sa PPI) sa pagtatanghal. Mapapansin mo rin na hindi mo mapipili ang pagpipiliang "Ilapat lamang sa larawang ito" sa pangkat na "Mga Pagpipilian sa Kompresyon". Iyon ay dahil, dahil sa kung paano namin na-access ang tool na ito, hindi magagamit ang pagpipiliang ito.

Tandaan:Kung nais mong i-compress ang isang solong larawan, piliin ito at pagkatapos ay magtungo sa Format ng Mga Tool ng Larawan> I-compress ang Mga Larawan.

Kapag masaya ka na sa iyong napili, i-click ang "OK."

Siguraduhin na i-save ang iyong pagtatanghal pagkatapos.

Huwag Gumamit ng Mga Naka-embed na Mga Font

Nakukuha namin kung bakit mo nais na mag-embed ng mga font — maaari kang gumawa ng isang pagtatanghal na may temang Star Wars at, bilang isang resulta, ang sinumang maaari mong pagbabahagi ng pagtatanghal ay malamang na hindi magkaroon ng mga espesyal na font na magagamit sa kanila. Ang pag-embed ng mga font sa iyong pagtatanghal ay maaaring maiwasan ang mga isyu sa linya, ngunit ito ay nagkakahalaga ng pagtaas ng mga laki ng file.

Sa pangkalahatan, maliban kung sigurado ka na kailangan mong magpakita ng isang partikular na font, inirerekumenda naming patayin ang pag-embed ng font.

Tumungo sa tab na "File" at piliin ang "Mga Pagpipilian" sa ilalim ng kaliwang pane.

Sa tab na "I-save", alisan ng check ang checkbox na "I-embed ang mga font sa file" at pagkatapos ay i-click ang "OK."

Nag-save kami ng isang kopya ng aming pagtatanghal kasama ang lahat ng mga font na naka-embed, nang walang naka-embed na mga font, at may mga font lamang na ginamit sa presentasyon na naka-embed. Tingnan ang pagkakaiba kung ang laki ng file:

Kumbinsido na ba?

Link sa Mga File sa halip na I-embed ang mga Ito

Isaalang-alang ang pagkakaiba sa laki ng file kung nag-embed ka ng isang buong video sa YouTube sa iyong pagtatanghal sa halip na mag-link dito. Ang pag-embed ng isang buong video ay makabuluhang magpapataas sa laki ng iyong pagtatanghal. Tiyak na may ilang mahahalagang benepisyo kapag nag-e-embed ng isang file kumpara sa pag-link dito (tulad ng kapag ang tatanggap ay maaaring walang access sa internet upang i-play ang video), ngunit kung ang laki ng file ay isang isyu, huwag mo lang gawin.

Huwag Mag-imbak ng isang Thumbnail para sa Pagtatanghal

Bumalik kapag pinayagan ka ng Office na i-save ang mga larawan ng thumbnail ng iyong pagtatanghal upang makakuha ka ng isang sneak preview ng file kapag hinahanap ito sa File Explorer. Ang Windows ay lumago upang maging mas sopistikado, kaya't hindi na ito nangangailangan ng tulong ng mga aplikasyon ng Office upang gawin ito. Ngunit, magagamit pa rin ang pagpipilian.

Tumakbo kami ng isang maliit na pagsubok upang makita ang pagkakaiba sa laki ng file na may at nang hindi pinagana ang pagpipiliang ito. Narito ang mga resulta:

Gamit ang pagpipilian ng thumbnail na pinagana, ang laki ng aming file ay 2,660 KB. Nang walang pinagana ang pagpipilian, ang laki ng file ay nabawasan sa 2,662 KB, nagse-save ng isang kabuuang 7 KB.

Ito ay isang maliit na maliit na pag-save, ngunit kapag sinubukan namin ito sa isang dokumento ng Word, ang pagkakaiba ay makabuluhan, ipinapakita ang 721 KB nang hindi pinagana ang pagpipilian, at 3,247 KB na pinagana ang pagpipilian.

Habang ito ay isang malaking agwat sa pagitan ng mga aplikasyon at hindi eksaktong malinaw kung bakit napakalaki ng pagkakaiba, isa pa ring pagpipilian na sulit na tuklasin. Upang huwag paganahin ang tampok, buksan ang iyong pagtatanghal, magtungo sa tab na "File", at pagkatapos ay piliin ang "Mga Katangian" na matatagpuan sa kanang bahagi, pagkatapos ay ang "Mga advanced na Properties."

Mapupunta ka ngayon sa tab na "Buod" ng window na "Mga Katangian". Sa ilalim ng window, alisan ng check ang kahon sa tabi ng "I-save ang larawan ng preview," at pagkatapos ay i-click ang "OK."

Alisin ang Personal at Nakatagong Impormasyon mula sa Iyong Pagtatanghal

Itatago ng Microsoft Office ang iyong personal na impormasyon (tulad ng pangalan ng may-akda) at mga nakatagong pag-aari sa loob ng iyong pagtatanghal. Ang pag-aalis ng impormasyong ito ay maaaring makatipid sa iyo ng kaunting puwang.

Buksan ang iyong pagtatanghal, magtungo sa tab na "File", piliin ang opsyong "Suriin ang Mga Isyu", pagkatapos ay piliin ang "Suriin ang Dokumento."

Ang window na "Inspektor ng Dokumento" ay lilitaw. Tiyaking ang kahon na "Mga Katangian ng Dokumento at Personal na Impormasyon" na naka-check, at pagkatapos ay i-click ang "Suriin."

Sa susunod na window, piliin ang "Alisin Lahat." Aalisin ang impormasyon ngayon, makatipid sa iyo ng ilang KB ng puwang.

I-off ang AutoRecover

Hindi namin kinakailangang inirerekumenda ito, at dapat lamang itong magamit bilang huling pagsisikap na mag-ayos. Ang AutoRecover ay isang mahalagang tool sa Office, at kung nawala ka man ng isang dokumento bago i-save, naiintindihan mo nang eksakto kung ano ang ibig sabihin namin.

Sa tuwing gumagamit ng AutoRecover ang Opisina, nagdaragdag ito ng kaunti sa laki ng file. Upang i-off ang AutoRecover, magtungo sa tab na "File" at piliin ang "Mga Pagpipilian" na matatagpuan sa ilalim ng kaliwang pane.

Sa tab na "I-save" ng window na "Mga Pagpipilian", alisan ng check ang kahon sa tabi ng "I-save ang impormasyon ng AutoRecover kailanman xx minuto."

Kung nagse-save ka at lumabas kaagad sa pagtatanghal, hindi mo mapapansin ang pagkakaiba. Gayunpaman, sa paglipas ng panahon, habang nagpapatuloy kang umuunlad sa pamamagitan ng pagtatanghal, ang tampok na AutoRecover ay magdaragdag ng KB sa iyong file.

Kopyahin ang Lahat sa isang Bagong Pagtatanghal

Habang nililikha mo ang iyong pagtatanghal, magse-save ang PowerPoint ng iba't ibang mga bagay sa background upang matulungan ka. Nabanggit namin kung paano i-off ang maraming mga tampok na ito, tanggalin ang nai-save na data ng PowerPoint, at iba pa, ngunit palaging may pagkakataon na may isang bagay na dumulas sa mga bitak, at ang PowerPoint ay nakaimbak ng ilang impormasyong hindi mo kailangan. Ang pagkopya ng iyong nilalaman sa isang bagong pagtatanghal ay maaaring maging isang mahusay na solusyon sa problema.

Maaaring ito ay isang kaunting abala bagaman, sa PowerPoint, kakailanganin mong kopyahin at i-paste ang bawat slide (at master slide). Kapag nagawa mo na man, ang bagong pagtatanghal ay hindi magkakaroon ng anumang nakaraang pag-save ng background, impormasyon sa AutoRecover, o mga nakaraang bersyon ng file. Bilang isang resulta, dapat mong makita ang isang pagbabago sa laki ng file.

Habang hindi namin masasabi sa iyo nang eksakto kung gaano ito magbabawas sa laki ng iyong file dahil magkakaiba ang bawat pagtatanghal, sulit itong kunan.

Isang Posibilidad: I-unzip ang Presentasyon at I-compress Ito

Tulad ng nabanggit namin kanina, ang isang PPTX file ay isang naka-compress na file (na ang dahilan kung bakit ang sukat ay mas maliit kaysa sa isang old-school PPT file). Nangangahulugan ito na maaari mo itong buksan gamit ang isang tool tulad ng 7-Zip o WinRar, i-extract ang lahat ng mga file mula sa iyong PPTX, idagdag ang mga ito sa isang naka-compress na archive, at pagkatapos ay palitan ang pangalan ng archive sa isang extension ng PPTX file.

Mayroon kaming ilang mga isyu dito, bagaman.

Sa pagsubok ni Rob sa kanyang dokumento ng Word, matagumpay nitong nabawasan ang laki ng file mula 721 KB hanggang 72 KB. Gayunpaman, sinira nito ang file sa proseso. Sa aking pagsubok sa aking 2,614 KB file, hindi ito nasira, ngunit nabawasan lamang ito sa 2,594KB-isang kabuuang 20 KB lamang. Hindi namin sigurado kung ano ang pinaglalaruan dito, kaya kung nais mong bigyan ito, tiyaking magkaroon ng isang backup na kopya ng iyong file bago ito gawin.

Iyon lang ang mga tip na nakuha namin para sa pagbawas sa laki ng iyong pagtatanghal ng PowerPoint. Palagi kaming naghahanap ng bago at kagiliw-giliw na mga paraan upang mabawasan ang laki ng aming mga file, kaya kung mayroon kang anumang mga tip, ipaalam sa amin sa seksyon ng komento, at nasisiyahan kaming subukan ang mga ito!