agwebrunner.com

Palagi kaming nasabihan na ang pag-back up ng aming data ay isang magandang ideya. Sa gayon, ang parehong konsepto ay maaaring mapalawak din sa email. Maaaring gusto mong i-archive ang iyong email nang madalas, tulad ng buwanang, quarterly, o kahit taunan.

Ipapakita namin sa iyo kung paano i-archive ang email sa Outlook 2013 at gawin itong madaling magamit sa programa. Ang iyong email ay nakaimbak sa isang .pst file. Upang i-archive ang email, ililipat namin ang email sa isang archive .pst file.

TANDAAN: Kapag na-archive mo ang iyong email sa isa pang .pst file, lahat ng email na pinili mong i-archive ay ilipat sa archive file at hindi na magagamit sa pangunahing file na .pst.

Upang simulang i-archive ang iyong email, i-click ang tab na "File" sa laso.

Sa screen ng Impormasyon ng Account, i-click ang pindutang "Cleanup Tool" sa tabi ng "Mailbox Cleanup."

Piliin ang "Archive…" mula sa drop-down na menu.

Nagpapakita ang kahon ng dialogo ng Archive. Piliin ang "I-archive ang folder na ito at lahat ng mga subfolder" at pumili ng isang folder na mai-archive. Kung nais mong i-archive ang lahat ng iyong email, piliin ang node kasama ang iyong email address sa itaas.

I-click ang drop-down na listahan ng "Mga item sa archive na mas luma sa" upang piliin ang pinakabagong petsa para sa mga item na mai-archive. Isang kalendaryo ang mag-pop up. Pumili ng isang petsa sa kasalukuyang buwan sa pamamagitan ng pag-click sa petsa o mag-scroll sa ibang buwan upang pumili ng isang petsa. Ang lahat ng mga item na mas matanda sa napiling petsa ay mai-archive.

Kung nais mong i-archive ang mga item na hindi nakatakda sa archive nang awtomatiko gamit ang AutoArchive, piliin ang check box na "Isama ang mga item na may naka-check na" AutoArchive ".

TANDAAN: Gumagana ang AutoArchive sa Outlook 2013 sa parehong paraan tulad ng sa Outlook 2010.

I-click ang pindutang "Mag-browse" kung nais mong baguhin ang lokasyon kung saan mai-save ang file ng archive at ang pangalan ng archive file. Mag-click sa OK kapag napili mo na.

Ang naka-archive na .pst file ay nai-save sa napiling lokasyon.

Pansinin na ang lahat ng mga mensahe sa email na pinili mo upang mai-archive ay hindi na magagamit sa pangunahing file na .pst. Ang naka-archive na .pst file ay dapat na awtomatikong magagamit sa Outlook. Gayunpaman, kung hindi, i-click ang tab na "File".

Sa asul na panel sa kaliwang bahagi ng screen na "Impormasyon sa Account", mag-click sa "Buksan at I-export."

Sa screen na "Buksan", i-click ang "Buksan ang File ng Data ng Outlook."

Ang dialog box na "Buksan ang Data ng Data ng Outlook" ay bubukas. Mag-navigate sa lokasyon kung saan mo nai-save ang nai-archive na .pst file, piliin ito, at i-click ang OK.

Sa kaliwang pane ng pangunahing window ng Outlook Mail, isang seksyon na tinatawag na "Mga Archive" ay ipinapakita at ang mga email na iyong na-archive ay magagamit.

Matutulungan ka ng pag-archive ng email na panatilihing maayos ang iyong mga email, na ginagawang mas madali upang makahanap ng mas lumang mga email at panatilihing hindi magkalat ang iyong inbox at mga folder.