agwebrunner.com

Ang pag-save ng isang spreadsheet ng Excel bilang isang PDF ay maaaring nakakalito, at ang tapos na file ay madalas na mukhang naiiba sa kung paano namin nais na maipakita ito. Narito kung paano i-save ang isang sheet bilang isang nababasa na malinis na PDF file.

Mga Excel File bilang mga PDF

Maraming mga sitwasyon kung baka gusto mong mag-save ng isang dokumento sa Excel bilang isang PDF file sa halip na isang spreadsheet. Halimbawa, kung nais mong magpadala lamang ng isang tukoy na bahagi ng isang mas malaking sheet, o hindi mo nais na mai-edit ito. Gayunpaman, ang pag-convert ng isang file na Excel sa isang PDF ay maaaring medyo mahirap.

Madalas naming hindi iniisip ang mga spreadsheet ng Excel bilang mga dokumento na may mga hangganan, pahina, at margin. Gayunpaman, pagdating sa paggawa ng mga file na ito sa mga PDF na dokumento na maaaring mabasa, mai-print, o ipamahagi sa iba, ito ay isang bagay na dapat mong magkaroon ng kamalayan. Ang iyong file ay dapat na mabasa at naiintindihan, nang walang mga random na ligaw na mga haligi sa iba pang mga pahina o laki ng cell na masyadong maliit na mabasa.

Narito kung paano gawing isang kanais-nais at nai-print na PDF na dokumento ang iyong spreadsheet.

Pag-set up ng Pahina

Kung gumagamit ka ng Office 2008 o mas bago, mag-navigate sa tab na Layout ng Pahina. Dito, makikita mo ang maraming mga pagpipilian na naka-grupo sa ilalim ng seksyon ng Pag-set up ng Pahina. Narito ang unang tatlo:

• Mga margin:Gaano kalaki ang whitespace sa pagitan ng gilid ng isang dokumento at ng unang cell
• Oryentasyon:Kung nais mo ang iyong natapos na file na maging nasa landscape o portrait
• Laki:Ang laki ng pahina ng iyong natapos na dokumento

Gumagana ang mga ito halos pareho sa ginagawa nila sa isang dokumento ng Word, kaya itakda ang mga ito batay sa kung paano mo nais ang hitsura ng iyong natapos na PDF. Tandaan na ang karamihan sa mga spreadsheet ng Excel ay mas nababasa sa oryentasyon ng landscape kaysa sa larawan, maliban kung may kakaunti kang mga haligi. Ang mga sheet na nai-save sa portrait ay may posibilidad na magkaroon ng mga haligi na nahuhulog sa labas ng huling lugar ng pag-print, na maaaring maging mahirap sa pag-navigate at pagbasa ng iyong dokumento.

Bilang karagdagan, maaari kang magdagdag ng isang header at footer sa iyong huling layout. I-click ang arrow sa kanang-ibabang sulok ng seksyon ng Pag-setup ng Pahina, pagkatapos ay mag-click sa tab na Header / Footer. Maaari kang pumili ng isa sa mga nabuong pagpipilian ng Opisina, o lumikha ng isa sa iyong sarili sa pamamagitan ng paggamit ng tampok na "Ipasadya".

Mayroon ka ring pagpipilian upang baguhin ang background ng iyong printout. Upang magawa ito, i-click ang pindutan ng Background sa Pag-setup ng Pahina. Maaari kang pumili ng isang imahe mula sa iyong laptop o mula sa cloud, at ang imaheng ito ay mai-tile sa iyong buong sheet.

Pagtukoy sa isang Area ng Pag-print at Fitting

Susunod, kailangan mong matukoy kung anong lugar ang gagawing isang PDF, pati na rin kung gaano karaming mga hilera at haligi ang makikita sa bawat pahina.

Ang unang paraan upang tukuyin ang lugar ay sa pamamagitan ng paggamit ng pag-click at i-drag upang piliin ang lahat ng mga cell na gusto mo sa iyong dokumento. Pagkatapos, pumunta sa Pag-set up ng Pahina> I-print ang Lugar> Itakda ang Lugar ng Pag-print. Lilikha ito ng isang manipis na kulay-abo na linya sa paligid ng buong lugar na mai-print. Kapag nilikha mo ang iyong PDF, lahat ng bagay sa labas ng lugar na ito ay hindi isasama. Maaari mo ring manu-manong ipasok ang mga cell sa pamamagitan ng pag-click sa arrow sa ibabang kaliwang sulok at pagpunta sa Sheets> Print Area.

Katulad ng Microsoft Word, maaari ka ring lumikha ng mga break ng pahina upang mai-segment ang iba't ibang mga talahanayan. Ang mga pahinang pahinang ito ay maaaring parehong pahalang at patayo. Pumunta sa cell kung saan mo nais maglagay ng pahinga sa pahina, i-click ang tab na "Layout ng Pahina" sa laso, at piliin ang Pag-set up ng Pahina> Mga Pag-break ng Pahina> Ipasok ang Break ng Pahina. Lilikha ito ng pahinga pakanan sa itaas at sa kaliwa ng iyong kasalukuyang cell.

Ang isa pang mahalagang bagay na dapat gawin ay tukuyin ang pagpipiliang Scale to Fit. Sa kanan ng Pag-set up ng Pahina, makakakita ka ng tatlong mga pagpipilian: Lapad, Taas, at Kaliskis. Pinapayagan ka ng mga pagpipiliang Lapad at Taas na itakda kung gaano karaming mga pahina ang lilitaw na mga hilera o haligi ng iyong talahanayan. Halimbawa, kung mayroon kang maraming mga hilera ngunit ilang mga haligi lamang, ang pagtatakda ng Lapad sa isang pahina ay perpekto. Ang sukat, sa kabilang banda, ay matutukoy ang pangkalahatang pagbabago ng laki ng iyong buong lugar ng pag-print.

Mga Pagpipilian sa Sheet

Ang huling menu na dapat mong bigyang pansin ay ang Mga Pagpipilian sa Sheet. Ito ang mga setting na nakakaapekto sa hitsura ng iyong huling naka-print na sheet. Upang ma-access ang buong mga pagpipilian sa sheet, mag-click sa arrow sa ibabang kaliwang sulok ng mga seksyon ng Mga Pagpipilian ng Sheet.

Narito ang isang pangkalahatang ideya ng iba't ibang mga pagpapasadya na maaari mong gawin sa menu na ito:

• Mga Pamagat ng Pag-print:Maaari mong i-freeze ang mga tukoy na hilera at haligi ng sheet sa lugar upang lumitaw ang mga ito sa bawat pahina, tulad ng mga header at label.
• Mga Gridline: Hinahayaan ka nitong itakda kung magpapakita o hindi ng mga gridline, alin ang mga linya sa pagitan ng mga cell na lilitaw kapag walang pinturang ipininta sa kanila.
• Mga heading:Pinapayagan kang ipakita ang mga heading, na kung saan ay ang mga nakapirming alpabetikong (A, B, C) at numero (1, 2, 3) na mga label sa x-axis at y-axis ng mga spreadsheet ng Excel.
• Mga Komento, Tala, at Error: Ipinapakita nito ang naka-embed na mga komento, tala, at error na babala sa huling dokumento.
• I-print ang Order:Hinahayaan ka nitong itakda kung lumikha ng isang dokumento na bababa muna o pupunta muna sa tama.

Sa menu na ito, maaari kang pumunta sa screen ng I-preview ang I-print, kung saan makakakuha ka ng isang sulyap sa iyong huling dokumento. Maaari ka ring pumunta sa screen gamit ang shortcut na Ctrl + P.

KAUGNAYAN:Paano Mag-print ng isang Worksheet na may Mga Komento sa Excel

Sine-save o Pagpi-print bilang PDF

Sa iyong dokumento na wastong nai-format at lahat ng itinakda upang pumunta, mayroong dalawang paraan na maaari kang lumikha ng isang PDF.

Upang mai-save ang file bilang isang PDF sa Excel, buksan ang dialog na I-save Bilang, at piliin ang PDF mula sa dropdown na menu na "I-save bilang uri". Bilang kahalili, maaari kang pumunta sa I-export> I-export sa XPS / PDF. Mula dito, mayroon kang ilang mga pagpipilian. Maaari kang magpasya kung i-optimize ang file para sa Standard o Minimum, na tutukoy sa pangwakas na kalidad at pag-file ng dokumento. Maaari mong i-click ang "Mga Pagpipilian" upang mapili ang lugar na mai-publish:

• Pinili:Ang mga kasalukuyang cell na iyong napili
• Mga Aktibong Sheet:Ang kasalukuyang sheet kung nasaan ka
• Buong Mga Workbook:Lahat ng mga workbook sa kasalukuyang file na iyong pinagtatrabahuhan
• Talahanayan:Isang tinukoy na talahanayan na nilikha mo sa pamamagitan ng Microsoft Excel

Maaari mo ring piliing balewalain ang lugar ng pag-print na iyong buong itinakda.

Maaari mo ring mai-print ang file bilang isang PDF. Ang Microsoft ay may built-in na PDF printer na tinatawag na Microsoft Print to PDF na maaari mong mapili sa menu ng dropdown ng printer. Kung mayroon kang ibang PDF drive, tulad ng Adobe PDF, Foxit, o PDF Xchange, maaari mo ring gamitin ang isa sa mga iyon. Bago mo i-click ang "I-print", tingnan ang iyong preview ng pag-print upang matiyak na ang lahat ay mukhang tama.

KAUGNAYAN:Paano Mag-print sa PDF sa Windows: 4 Mga Tip at Trick