agwebrunner.com

Ang mga dokumento ng salita ay maaaring makakuha ng malaking, hindi karaniwang haba, kumplikadong mga dokumento na may maraming mga naka-embed na imahe, mga font, at iba pang mga bagay. Ngunit tila din na ang mga dokumento ay maaaring lumago sa kamay para sa tila walang dahilan sa lahat. Kung nakikipag-usap ka sa isang malaking dokumento, narito ang ilang mga bagay na maaari mong subukang bawasan ang laki ng file.

Kapag nakakuha ka ng isang dokumento ng Word na medyo masyadong malaki, ang unang bagay na susubukan mo ay ang pag-compress ng mga imahe dito. Ito ay bahagyang dahil ang mga site tulad ng How-To Geek ay nakasulat ng mga komprehensibong artikulo na nagpapaliwanag kung paano ito gawin, at bahagyang dahil, aba, ang mga imahe ay palaging nakakubu sa laki ng isang dokumento ng Word na lampas sa dahilan. Dapat mo pa ring magpatuloy at sundin ang mga tip na isinulat namin sa artikulong iyon dahil kung mayroon kang mga imahe, tutulungan ka nila.

Ngunit kung wala kang mga imahe, o nasunod mo ang mga tip na iyon at kailangang bawasan ang laki ng file, nasasakop ka namin. Mayroon kaming maraming mga tip upang ibahagi, kaya pinaghiwalay namin ang mga ito sa mga bagay na tiyak na makakatulong na mabawasan ang laki ng isang dokumento ng Word, mga bagay na maaaring makatulong, at ilang mga tip na iminungkahing karaniwang hindi mo dapat abalahin .

Magsimula na tayo.

Mga Tip na Tiyak na Makatutulong Bawasan ang Laki ng isang Dokumento

Hindi lahat ng tip na mahahanap mo ay magiging kapaki-pakinabang sa iyo. Minsan ito ay dahil hindi ito nalalapat sa iyong sitwasyon (kung wala kang mga imahe kung gayon ang mga tip sa pag-compress ng mga imahe ay hindi gagamitin) ngunit kung minsan ang mga tip ay mali lamang. Nasubukan namin ang lahat ng mga tip sa seksyong ito, kaya alam naming gumagana ang mga ito.

I-convert ang Iyong Dokumento sa Format ng DOCX

Inilabas ng Microsoft ang format na DOCX sa Office 2007, kaya kung gumagamit ka pa rin ng format na .doc, oras na upang mag-convert. Ang mas bagong uri ng .docx file ay mahalagang gumaganap bilang isang ZIP file sa pamamagitan ng pag-compress ng mga nilalaman ng dokumento, kaya't simpleng pag-convert ng isang .doc file sa format na .docx ay gagawing mas maliit ang iyong dokumento. (Nalalapat din ito sa iba pang mga format ng Opisina tulad ng Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt to .pptx) at Visio (.vsd to .vsdx) sa pamamagitan ng paraan.)

Upang mai-convert ang iyong .doc file, buksan ito sa Word at i-click ang File> Impormasyon> I-convert.

I-click ang "OK" sa prompt na lilitaw, i-click ang pindutang "I-save", at i-convert ng Word ang iyong dokumento sa .docx. Ginagawa ng Word ang conversion na ito sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong bersyon ng dokumento sa bagong format, kaya magkakaroon ka pa ring magagamit na iyong dating bersyon ng .doc.

Sinubukan namin ito sa isang sample na 20-pahina .doc file na naglalaman ng anim na mga imahe, iba't ibang mga talahanayan, at mga marka ng pag-format. Ang orihinal na .doc file ay 6,001KB, ngunit ang na-convert na .docx file ay tumimbang lamang sa 721KB. 12% iyon ng orihinal na laki. Walang iba pang iminumungkahi namin sa ibaba na gagawa ng higit pa upang mabawasan ang laki ng iyong file, kaya kung mayroon kang mga .doc file na maaari mong i-convert sa .docx, maaaring magawa ang iyong trabaho.

Ipasok ang Iyong Mga Larawan Sa halip na Kopyahin at I-paste ang mga Ito

Kapag nagkopya at nag-paste ka ng isang imahe sa iyong dokumento, gumagawa ng ilang mga pagpapalagay si Word tungkol sa kung paano ito haharapin. Ang isa sa mga pagpapalagay na ito ay nais mo ang na-paste na imahe na isang format na BMP, na kung saan ay isang malaking uri ng file, o kung minsan ay PNG, na medyo malaki pa rin. Ang isang simpleng kahalili ay i-paste ang iyong imahe sa isang programa sa pag-edit sa halip, i-save ito bilang isang mas maliit na format tulad ng JPG, at pagkatapos ay gamitin ang Ipasok> Larawan upang isingit ang imahe sa iyong dokumento sa halip.

Ang paglagay ng maliit na screenshot sa ibaba nang direkta sa isang blangko na dokumento ng Word na ginawa ang laki ng dokumento na iyon na tumalon mula 22 KB hanggang 548 KB.

Ang paglagay ng screenshot na iyon sa Paint, i-save ito bilang isang JPG, at pagkatapos ay ipinasok ang JPG na iyon sa isang blangko na dokumento ay sanhi ng pagtalon ng dokumento sa 331 KB lamang. Mahigit 40% lamang iyon na mas maliit. Kahit na mas mahusay, ang paggamit ng format na GIF ay nagresulta sa isang dokumento na higit sa 60% ang mas maliit. Nakataas, iyon ang pagkakaiba sa pagitan ng isang 10 MB na dokumento at 4 MB na dokumento.

Siyempre, hindi mo palaging makakalayo dito. Minsan, kakailanganin mo ang mas mahusay na kalidad ng imahe na maalok ng mga format tulad ng BMP at PNG. Ngunit kung ito ay isang maliit na imahe o hindi mo kailangan ng napakataas na kalidad, makakatulong ang paggamit ng isang mas magaan na format ng timbang at pagpasok ng larawan.

Habang Sine-save mo ang Iyong Larawan, Gawin ang I-edit

Kapag nag-edit ka ng isang imahe sa Word, iniimbak nito ang lahat ng iyong mga pag-edit ng imahe bilang bahagi ng dokumento. Ang mga paraan kung nag-crop ka ng isang imahe sa iyong dokumento, pinapanatili pa rin ng Word ang buong orihinal na imahe. Baguhin ang isang imahe sa itim at puti, at pinapanatili pa rin ng Word ang orihinal na buong-kulay na imahe.

Dagdagan nito ang laki ng iyong dokumento nang hindi kinakailangan, kaya't kapag gumawa ka ng mga pagbabago sa iyong mga imahe, at sigurado kang hindi mo na kailangang ibalik ang mga imaheng iyon, maaari mong itapon sa Word ang data ng pag-edit.

Ngunit ang mas mahusay kaysa sa pag-alis ng hindi kinakailangang data mula sa iyong dokumento ay hindi pagkakaroon ng hindi kinakailangang data sa iyong dokumento. Ang anumang mga pag-edit na maaari mong gawin, kahit na mga simpleng tulad ng pag-crop o pagdaragdag ng isang arrow, ay pinakamahusay na ginagawa sa isang editor ng imahe bago mo ipasok ang imahe sa dokumento.

I-compress ang Lahat ng Iyong Mga Larawan sa Isang Paglalakad

Oo, sinabi namin sa simula na ang artikulong ito ay tungkol sa iba pa mga paraan upang bawasan ang laki ng iyong file, ngunit ang karamihan sa mga artikulo sa paksang ito ay sasabihin sa iyo kung paano i-compress ang iyong mga imahe nang paisa-isa (kasama ang aming artikulo), at dito sa How-To Geek lahat kami ay tungkol sa paghahanap ng mas mahusay na mga paraan upang magawa ang mga bagay.

I-click ang File> I-save Bilang> Higit pang Mga Pagpipilian. (Maaari kang magkaroon ng "I-save ang isang Kopya" sa halip na "I-save Bilang" kung mayroon kang naka-on na OneDrive na may AutoSave.)

Bubukas nito ang dialog box na "I-save Bilang", kung saan na-access mo ang ilang mga karagdagang pagpipilian. I-click ang Mga Tool> I-compress ang Mga Larawan.

Bubuksan nito ang panel na "I-compress ang mga larawan," kung saan maaari kang magpasya kung anong compression ang nais mong ilapat sa lahat ng iyong mga imahe nang sabay-sabay.

Ang opsyong "Mag-apply lamang sa larawang ito" ay naka-grey out dahil ito ay isang tool na lahat o wala — alinman sa lahat ng iyong mga imahe ay mailalapat ang mga opsyong ito kapag na-save mo ang dokumento o wala sa kanila. Kaya kung nais mong pumili ng iba't ibang mga pagpipilian para sa iba't ibang mga imahe, hindi ito gagana para sa iyo. Ngunit kung naghahanap ka upang mai-compress ang lahat ng iyong mga imahe nang sabay-sabay, ito ang pagpipiliang gamitin.

Piliin ang iyong mga pagpipilian, i-click ang "OK," at pagkatapos ay i-save ang bagong bersyon ng iyong dokumento sa lahat ng mga imahe na naka-compress.

Itigil ang Pag-embed ng Mga Font sa Iyong Dokumento

Maliban kung gumagamit ka ng isang hindi pangkaraniwang font mula sa isang kalawakan na malayo, napakalayo, halos sigurado na ang sinumang kanino mo ibabahagi ang iyong dokumento ay makakabasa nito gamit ang kanilang kopya ng Word (o isang libreng kahalili tulad ng Libre Office). Kaya bakit nais mong mag-aksaya ng puwang sa iyong file sa pamamagitan ng pag-embed ng mga font? Itigil ang nangyayari sa pamamagitan ng pagpunta sa File> Mga Pagpipilian> I-save at i-off ang pagpipiliang "I-embed ang mga font sa file".

Maaari mong isipin na hindi ito magkakaroon ng labis na pagkakaiba, ngunit nagkakamali ka. Kung mayroon kang naka-on na pag-embed ng font at naka-off ang opsyong "Huwag i-embed ang mga karaniwang mga font ng system", ang pagkakaiba sa laki ng file ay halos 2 MB. Kahit na naka-on ang "Huwag i-embed ang mga karaniwang mga font ng system" (na nangangahulugang ang mga font tulad ng Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, at iba pa ay hindi kasama), ang file ay halos 1.3 MB pa rin ang mas malaki.

Kaya oo, itigil ang pag-embed ng mga font sa iyong dokumento.

KAUGNAYAN:Paano Itakda ang Default na Font sa Word

Itigil ang Pag-embed ng Iba Pang Mga File Kung Magagawa Mo

Kamakailan lang ay ipinakita namin sa iyo kung paano mag-embed o mag-link ng isang spreadsheet ng Excel sa isang dokumento ng Word (at magagawa mo ito sa iba pang mga file, tulad ng mga PowerPoint na presentasyon o Visio diagram, pati na rin). Kung maaari kang mag-link sa spreadsheet sa halip na i-embed ito, i-save mo ang iyong sarili sa karamihan ng laki ng file na Excel. Hindi mo mai-save ang lahat ng ito, dahil ang naka-link na spreadsheet ay magdaragdag pa rin ng ilang laki, ngunit ang iyong dokumento ay magiging mas maliit sa isang link kaysa sa isang buong embed. Siyempre, may mga sagabal sa pag-link pati na rin mga benepisyo, siguraduhing basahin ang artikulong iyon upang maunawaan ang mga ito bago mo ito gawin.

Ihinto ang Pag-iimbak ng isang Thumbnail para sa Dokumento

Bumalik sa araw, pinapayagan ka ng Word na mag-imbak ng isang thumbnail na imahe ng dokumento upang maipakita sa iyo ng Windows ang isang preview sa File Explorer. Sa mga araw na ito, magagawa ito ng File Explorer nang mag-isa at hindi nangangailangan ng tulong mula sa Word, ngunit ang pagpipilian ay naroon pa rin sa iyong dokumento. Sa aming 721KB test document, ang pag-on sa opsyong ito ay nadagdagan ang laki ng file sa 3247 KB. 4.5 beses iyon sa laki ng orihinal na file — para sa wala. Mahahanap mo ang setting na ito sa File> Impormasyon> Mga Katangian> Mga advanced na Katangian.

I-off ang checkbox na "I-save ang mga thumbnail para sa lahat ng mga dokumento ng Word" at i-click ang "OK."

Ang pangalan ng pagpipiliang ito ay medyo nakalilinlang sapagkat ang pag-o-off dito ay nakakaapekto lamang sa dokumentong nabuksan mo, kahit na sinasabi nito, "lahat ng mga dokumento sa Word." Kung ito ay naka-on bilang default kapag lumikha ka ng isang dokumento, kakailanganin mong i-off ito sa template na Normal.dotx at nagbigay ang Microsoft ng mahusay na mga tagubilin sa paggawa nito kung hindi ka sigurado kung paano.

Maaari mo ring i-off ang setting na ito sa dayalogo na "I-save Bilang", kung saan tinawag itong medyo mas wastong "I-save ang thumbnail."

Alisin ang Personal at Nakatagong Impormasyon mula sa Iyong Dokumento

Hindi lamang pagdaragdag ng personal na impormasyon sa laki ng iyong dokumento, ngunit potensyal din na nagbibigay ito sa iyong mga mambabasa ng impormasyon na hindi mo nais na magkaroon sila. Maaari ding magkaroon ng impormasyong na-format bilang nakatago, at kung hindi mo kailangan ang nakatagong teksto sa dokumento, bakit hindi mo ito mapupuksa?

Alisin ang hindi kinakailangang impormasyon na ito mula sa iyong dokumento sa pamamagitan ng heading sa File> Impormasyon> Suriin ang Mga Isyu at pagkatapos ay pag-click sa pindutang "Suriin ang Dokumento".

Tiyaking nakabukas ang "Mga Katangian ng Dokumento at Personal na Impormasyon" at pagkatapos ay i-click ang "Suriin." Kapag natapos nang tumakbo ang Inspektor, i-click ang "Alisin Lahat" sa seksyong "Mga Katangian ng Dokumento at Personal na Impormasyon" na seksyon.

Ang pagkilos na ito ay binawasan ang laki ng aming pansubok na file ng 7 KB, kaya't hindi isang napakalaking halaga. Gayunpaman, mahusay na kasanayan na alisin ang personal na impormasyon mula sa iyong mga file, kaya marahil ay dapat mo pa rin itong gawin. Babalaan na hindi mo mababawi ang data na ito pagkatapos alisin ito, kaya tiyaking nasisiyahan kang pumunta ito bago mo ito alisin. Maaari mong gawin ang parehong bagay para sa mga pagpipiliang "Hindi Nakikita na Nilalaman" at "Nakatagong Tekstong", ngunit papaliliitin nito ang iyong file kung mayroon kang nakatagong nilalaman.

I-off ang AutoRecover (Kung Dare Ka)

Ang isa sa magagaling na tampok ng Word — sa katunayan, isa sa magagandang tampok ng bawat app ng Office-ay ang AutoRecover. Ginagawa ng tampok na ito ang mga regular na pag-backup ng iyong file habang nagtatrabaho ka, kaya kung nag-crash ang Word o nag-restart ang iyong computer nang hindi inaasahan (tulad ng kapag nag-update ang system ng isang gabing Windows), bibigyan ka ng mga awtomatikong nakuhang mga bersyon ng bukas na mga dokumento sa susunod na magsimula ka Salita Siyempre, ang lahat ng mga bersyon na ito ay nagdaragdag sa laki ng iyong file, kaya kung na-o-off mo ang AutoRecover, ang iyong file ay magiging maliit.

Pumunta sa File> Mga Opsyon> I-save at i-off ang opsyong "I-save ang impormasyon ng AutoRecover bawat [x minuto]" na opsyon.

Hindi ito makakagawa ng agarang pagkakaiba, ngunit tititigilan nito ang mga bagong bersyon ng AutoRecover na maidaragdag sa file habang ginagawa mo ito.

Babalaan lamang na wala ka nang mga bersyon ng AutoRecover kaya kung ang Word ay nag-crash o nagsara nang hindi inaasahan, mawawala sa iyo ang lahat ng iyong trabaho mula noong huling pag-save mo ito.

Kopyahin ang Lahat sa isang Brand-New Document

Habang nagtatrabaho ka sa isang dokumento, nai-save ng Word ang iba't ibang mga bagay sa background upang matulungan ka. Ipinakita namin kung paano i-off ang mga ito kung posible, at kung paano tanggalin ang data na kinokolekta ng Salita, ngunit malamang na may mga bagay pa rin sa iyong dokumento na hindi mo kailangan. Kung nahahanap mo ang iyong sarili napapailalim sa ganitong uri ng sukat ng sukat ng dokumento, maaari kang lumikha ng isang bagong dokumento at pagkatapos ay kopyahin ang lahat dito.

Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong blangko na dokumento. Piliin ang lahat ng nilalaman sa iyong kasalukuyang dokumento sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + A. Sa bagong dokumento, pindutin ang Ctrl + V upang i-paste ang lahat. Kinokopya nito ang lahat ng iyong teksto, mga seksyon, pag-format, mga pagpipilian ng layout ng pahina, pagnunumero ng pahina — lahat ng kailangan mo.

Ang iyong bagong dokumento ay hindi magkakaroon ng anumang na-save sa nakaraang background, impormasyon sa AutoRecover, o mga nakaraang bersyon, at dapat nitong bawasan ang laki ng file.

Tandaan na ang paggawa nito ay makokopya sa anumang data ng pag-edit sa iyong mga imahe, kaya baka gusto mong alisin iyon mula sa orihinal na dokumento bago kopyahin ang lahat sa iyong bagong dokumento. Kung hindi mo gagawin, hindi ito malaking pakikitungo. Maaari mo pa rin itong alisin mula sa iyong bagong dokumento.

Hindi namin masasabi sa iyo kung magkano ang makatipid nito, dahil maaaring ito ay anumang mula sa ilang kilobytes hanggang sa maraming megabytes, ngunit palaging sulit na gawin kung nais mong hubarin ang mas maraming taba hangga't maaari mula sa iyong dokumento.

Bilang isang bonus, nakita rin namin ang kopya / i-paste sa isang bagong trick ng dokumento na malulutas ang mga kakaibang error sa mga dokumento ng Word na mahirap subaybayan kung hindi man.

Mga tip na Baka Tulungan Bawasan ang Laki ng Dokumento

Ang ilang mga tip ay tila makakatulong sila, ngunit hindi kami nakakuha ng positibong resulta sa kanila. Hindi namin sinasabing hindi sila tutulong na mabawasan ang laki ng iyong file, ngunit tila kakailanganin mo ang isang partikular na hanay ng mga pangyayari upang makakuha ng anumang pakinabang mula sa kanila. Masidhi naming inirerekumenda na subukan muna ang mga tip mula sa nakaraang seksyon, at pagkatapos ay bigyan ang mga ito kung kailangan mo.

I-off ang Pag-save ng Background

Ang mas kumplikado ng isang dokumento, at mas matagal ito mula noong nai-save mo ito, mas matagal ang pagse-save kapag na-click mo ang pindutang "I-save". Upang matulungan kang makalibot dito, ang Word ay may setting sa File> Mga Pagpipilian> Advanced na pinangalanang "Payagan ang pag-save ng background."

Pinagana ang setting na ito bilang default at nai-save ang dokumento sa background habang ginagawa mo ito. Ang ideya ay kapag nag-click ka sa "I-save," magkakaroon ng mas kaunting mga pagbabago upang mai-save, at sa gayon ay mas mabilis itong makatipid. Ito ay higit sa lahat isang pagtatapon sa mga araw kung kailan ang Word ay tumagal ng isang proporsyonal na mas malaking halaga ng mga mapagkukunan ng system, at sa mga modernong system, marahil ay hindi ito kinakailangan, lalo na kung hindi ka nag-e-edit ng napakahaba o kumplikadong mga dokumento.

Ang hurado ay nasa kung gumagawa ito ng pagkakaiba sa laki ng file. Ang pag-iwan ng isang dokumento na bukas na may setting na ito ay hindi nagbago sa laki ng aming dokumento sa pagsubok (samantalang ang pag-iwan sa AutoRecover ay naka-on ginawa taasan ang laki ng file). Ang paggawa ng mga pagbabago sa loob ng isang panahon ng halos 30 minuto ay hindi rin naging sanhi ng pagbabago ng laki ng dokumento, hindi alintana kung ang "Payagan ang pag-save ng background" ay naka-on o naka-off. Ni ang pag-off nito ay hindi nagbago kung gaano kabilis naka-save ang dokumento.

Sa madaling sabi: nasa iyo ang isang ito. Kung ang pag-o-off nito ay hindi mabawasan ang laki ng iyong file pagkatapos ay iwanang ito, dahil ang anumang ginagawa ng Word upang awtomatikong mai-save ang iyong mga dokumento ay isang magandang bagay.

I-convert sa RTF at Pagkatapos I-convert Bumalik sa DOCX

Ang RTF ay nangangahulugang Format ng Rich Text, at ito ay isang bukas na pamantayan para sa mga dokumento na nagbibigay ng medyo higit pang pag-format kaysa sa simpleng teksto, ngunit hindi lahat ng mga kampanilya at sipol ng DOCX. Ang ideya ng pag-convert ng isang DOCX sa RTF ay naalis nito ang lahat ng labis na pag-format at anumang nakatagong data upang kapag nai-save mo ang iyong RTF pabalik bilang isang DOCX file, ang laki ng file ay magiging maliit.

Ang pag-convert ng aming 20 pahina, 721 KB test document sa RTF ay binago ang laki ng file sa 19.5 MB (kaya huwag gumamit ng RTF kung nais mo ang isang maliit na file). Ang pag-convert nito pabalik sa DOCX ay nagresulta sa isang file na 714 KB. Iyon ay isang 7 KB na nagse-save — mas mababa sa 1% —at dahil hindi kinaya ng RTF ang ilan sa simpleng pag-format ng talahanayan na ginamit namin, kailangan naming mag-reformat… .na nagdala ng laki hanggang sa 721 KB.

Ang isang ito ay tila hindi ito magkakaroon ng maraming mga benepisyo sa iyong dokumento, lalo na kapag ang modernong DOCX ay may napakaraming mga kakayahan sa pag-format na hindi mahawakan ng RTF.

I-convert sa HTML at Pagkatapos I-convert Bumalik sa DOCX

Ito ang parehong ideya tulad ng pag-convert sa RTF, maliban sa HTML na iyon ay isang web format. Ang aming pagsubok sa conversion ay nagpakita ng halos magkatulad na mga resulta sa paggamit ng RTF.

Sinubukan namin ito sa aming 721 KB DOCX file, at na-convert ito sa isang 383 KB HTML file. Ang pag-convert nito pabalik sa DOCX ay nagresulta sa isang 714 KB file. Iyon ay isang 1% na pag-save, ngunit ginulo ito sa pag-format, lalo na ang mga header, at ang mga ito ay kailangang muling gawin.

I-unzip ang Dokumento at I-compress Ito

Ang isang dokumento ng DOCX ay isang naka-compress na file, tulad ng isang archive na iyong ginagawa sa 7-Xip o WinRar. Nangangahulugan ito na maaari mo itong buksan sa isa sa mga tool na iyon at makita ang lahat ng mga nilalaman. Ang isang tip na maaari mong makita ay upang makuha ang lahat ng mga file mula sa iyong DOCX, idagdag ang mga ito sa isang naka-compress na archive, at pagkatapos ay palitan ang pangalan ng archive na iyon sa isang DOCX file extension. Hoy presto, mayroon kang isang dokumento ng Word na na-compress! Sa teorya, parang totoo ito ngunit gumagamit ng parehong 7-Zip at WinRar at iba't ibang mga format ng archive na nalaman namin na sa tuwing susubukan naming buksan ang .docx file na nilikha namin, sinabi sa amin ng Word na ang file ay nasira.

Maaaring may ilang mga merito sa ideyang ito-ang aming 721 KB file ay nagtapos bilang 72 KB lamang - ngunit hindi namin ito inirerekumenda maliban kung nais mong gumugol ng maraming oras sa paglalaro dito upang subukan at gawin itong gumana. Gayundin, ang pag-save ay maaaring dahil lamang sa proseso ng pag-compress na inalis / na-compress ang isang bagay na humihinto sa Word mula sa pagbubukas ng dokumento, ngunit hindi namin matiyak.

Mga Tip na Karaniwang Iminungkahi na Malamang Hindi Magagawa Ang Anumang Pagkakaiba

Mayroong ilang mga mungkahi na lumulutang sa paligid ng internet na tunog matino ngunit hindi magkakaroon ng malaking epekto. Hindi iyan sasabihin na hindi mo dapat subukan ang mga ito, na hindi mo dapat asahan ang labis na epekto sa laki ng iyong dokumento.

Alisin ang Mga Naunang Bersyon ng Dokumento

Pinapanatili ng Word ang mga nakaraang bersyon ng iyong dokumento habang ginagawa mo ito. Ito ang pagpapaandar ng AutoSave, at iminungkahi ng ilang tao na tanggalin ang mga ito sa pamamagitan ng pagpunta sa File> Impormasyon> Pamahalaan ang Dokumento at pag-aalis ng anumang mga lumang bersyon.

Gayunpaman, walang saysay na gawin ito dahil ang mga lumang bersyon na iyon ay nakaimbak sa Windows file system, hindi sa iyong dokumento sa Word. Ang pagtanggal sa kanila ay hindi gagawing mas maliit sa iyong dokumento. Kung nais mong alisin ang anumang dating impormasyon sa bersyon mula sa loob ng dokumento, kopyahin ang nilalaman sa isang bagong-bagong dokumento o gumawa ng isang File> I-save Bilang upang mai-save sa isang bagong dokumento, tulad ng iminungkahi namin dati.

I-paste lamang ang Teksto, Hindi ang Pag-format

Kapag nais mong kopyahin at i-paste mula sa isang dokumento papunta sa iyong kasalukuyang dokumento, maaari kang gumamit ng iba't ibang mga pagpipilian sa pag-paste.

Ginamit ang default na pagpipilian kung na-click mo ang pindutang "I-paste" (o pindutin ang Ctrl + V) ay "Panatilihin ang Pag-format ng Pinagmulan." Kinokopya nito ang mga hindi default na font at pag-format tulad ng naka-bold, italics, at iba pa. Ngunit kung na-click mo ang opsyong "Panatilihin ang Teksto Lamang" sa halip, gagawin nito — o kaya't napupunta ang teorya — mabawasan ang laki ng file sa pamamagitan ng pag-aalis ng pag-format.

Sinubukan namin ito sa isang 20-pahinang dokumento na may iba't ibang pag-format na inilapat sa teksto sa bawat pahina, at ang average na pagkakaiba sa laki ay nasa ilalim lamang ng 2 KB bawat pahina. Ito baka maging makabuluhan kung nakakuha ka ng isang 250+ na dokumento ng pahina, kung saan ito ay kabuuang hanggang sa 0.5 MB, ngunit magkakaroon ka ba ng isang 250-pahina na dokumento ng Word na walang pag-format? Marahil ay hindi, sapagkat ito ay halos hindi nababasa, kaya mawawala ang iyong pagtipid kapag idinagdag mo ang pag-format pabalik.

Ang anumang mga pakinabang sa pamamaraang ito ay marahil hanggang sa tip na ibinigay namin sa itaas - kopyahin at i-paste ang buong dokumento sa isang bagong dokumento upang alisin ang mga nakaraang bersyon, mga lumang pagbabago sa pag-edit, at iba pa.

Baguhin ang Sukat ng Pahina

Binibigyan ka ng Word ng pagpipilian upang baguhin ang laki ng pahina sa pamamagitan ng pagpunta sa Layout> Laki at pagbabago mula sa default na laki ng "Liham". Mayroong mga tip na lumulutang tungkol dito na kung pipiliin mo ang isang mas maliit, ngunit ang katulad na laki tulad ng "A4" ibang mga mambabasa ay hindi mapapansin, at nakakakuha ka ng isang maliit na sukat ng pag-save.

Sinubukan namin ito sa isang 20-pahinang dokumento gamit ang laki ng "Liham" na 721 KB. Binago namin ang laki sa "A4," "A5," (na kalahati ang laki ng "A4"), at "B5" at ang aming dokumento ay nanatiling matatag na 721 KB tuwing. Sa madaling salita, wala itong pagkakaiba sa laki ng file.

Itigil ang Pag-embed ng Data sa Lingguwistiko

Mayroong setting sa File> Mga Pagpipilian> Advanced na pinangalanang "I-embed ang data ng pangwika," at makakakita ka ng mga tip sa iba't ibang lugar na nagsasabi sa iyo na i-off ito. Sa ibabaw, makatuwiran itong tunog — hindi ba madaragdagan ng labis na data sa lingguwistika ang laki ng isang dokumento?

Sa madaling sabi, ang sagot ay hindi kung gumagamit ka ng isang modernong .docx file. Hinahawakan ng salita ang data ng pangwika sa likod ng mga eksena, at hindi ito tumatagal ng anumang silid sa dokumento.

Ang pag-o-off sa opsyong ito ay maaaring makagawa ng kaunting pagkakaiba sa mga mas matandang .doc file, ngunit kahit na kung ginamit mo lamang ang isang tool sa pagsulat at ang Word ay may ilang "impormasyon sa pagwawasto ng pagkilala sa sulat-kamay" upang maiimbak. Kung hindi man, wala itong pagkakaiba.

Iyon ang aming medyo komprehensibong listahan ng mga paraan kung paano mo maaaring gupitin ang iyong mga file ng Word hanggang sa laki, ngunit palagi kaming nagbabantay para sa mga bagong pamamaraan upang subukan (o i-debunk). Sunog ang mga komento kung alam mo ang isang diskarte na napalampas namin, at susuriin namin ito!